Jangan Salah Lagi! Ini Perbedaan Purchase Order dengan Invoice
by Lakuuu 16 December 2021
Sobat Lakuuu yang bekerja di suatu perusahaan atau mengelola bisnis, pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah Purchasing Order dan Invoice, bukan?
Walau sama-sama formulir yang digunakan sebagai pendataan keuangan, namun Purchasing Order dan Invoice merupakan dua formulir yang berbeda, dan tentu saja memiliki tujuan yang berbeda juga.
Lantas, apa yang membedakan antara Purchase Order (PO) dengan Invoice? Berikut informasi selengkapnya!
Kenal dulu dengan PO dan Invoice
Sebelum melangkah lebih lanjut, tidak ada salahnya untuk mengenal lebih dalam tentang PO dan Invoice.
Purchase Order atau PO merupakan dokumen yang diperuntukkan untuk memesan suatu barang atau jasa, yang dibuat oleh pembeli dan ditujukan oleh pihak vendor.
Umumnya, formulir PO terdiri dari kuantitas barang yang ingin dibeli, nama barang yang diinginkan, warna, jumlah, harga, dan beberapa rincian penting lainnya.
Jika di dalam perusahaan, maka PO akan dibuat oleh divisi purchasing tepat setelah purchasing menerima Purchase Request dari suatu divisi untuk dipesankan sesuatu, baik berupa barang atau jasa.
Lalu, bagaimana dengan Invoice?
Berbeda dengan PO, invoice adalah kebalikannya. Di mana, invoice adalah dokumen yang nantinya diberikan dari penjual untuk pembeli yang umumnya rincian pembelian, jumlah dan lengkap dengan rincian produk, seperti warna, bahan, hingga kuantitas yang di-order.
Dengan demikian, invoice bisa dikatakan sebagai bukti pemesanan yang fungsinya adalah untuk menagih pembayaran kepada pembeli atas barang-barang atau jasa yang sudah dibelinya.
Perbedaan antara Purchase Order dengan Invoice
Baik purchase order dan invoice sama-sama merupakan dokumen penting yang nantinya akan diserahkan kepada pihak finance sebagai pendataan, sekaligus menjadi kontrol finance agar pengeluaran perusahaan tidak membengkak.
Dari paparan di atas, dapat kita simpulkan adanya beberapa perbedaan antara purchase order dengan invoice sebagai berikut,
- Sesuai dengan SOP, PO akan dibuat oleh pihak pembeli, sedangkan invoice dibuat oleh penjual untuk pembeli.
- PO merupakan dokumen yang berisikan rincian pemesanan barang atau jasa yang digunakan, sedangkan invoice adalah dokumen penagihan yang harus dibayarkan oleh pihak pembeli kepada penjual, baik berupa barang atau jasa.
- PO akan dibuat begitu pihak atau divisi tertentu menerima permintaan pembelian produk atau jasa, sedangkan invoice dikirimkan tepat setelah barang atau jasa sampai ke tangan pembeli, atau mendekati jatuh tempo yang sudah ditetapkan bersama.
Fungsi Purchase Order dan Invoice
Setelah mengetahui perbedaan antara PO dan invoice, berikut manfaat dari PO dan invoice yang harus Sobat Lakuuu ketahui,
Manfaat Purchase Order
- Manfaat utama dari purchase order adalah untuk mengamankan stok produk agar tidak terjual ke pihak lain yang mungkin juga membutuhkannya di waktu yang bersamaan.
- Dokumen PO sangat berfungsi sebagai kontrol audit keuangan, sekaligus menjadi bukti adanya pemesanan produk atau jasa di dalam perusahaan.
- Walau umumnya adalah selembar kertas, PO nyatanya terikat oleh hukum, dan menjadi bukti fisik yang sah jika sewaktu-waktu terjadi kecurangan, baik dari pihak vendor atau perusahaan.
Manfaat Invoice
- Invoice adalah dokumen yang penting dan umumnya dibutuhkan oleh setiap pelaku usaha saat melakukan suatu transaksi, khususnya saat membeli produk dalam jumlah yang masif.
- Hampir sama dengan PO, invoice memiliki peran untuk melacak pembayaran, serta mengetahui apakah ada tagihan yang belum dilunasi oleh perusahaan atau belum
- Invoice adalah rincian pembayaran yang sah untuk menagih pembayaran kepada perusahaan. Seiring berkembangnya teknologi, invoice juga umumnya dikirim dalam bentuk PDF melalui e-mail perusahaan dan tetap legal.
