Pahami Purchase Requisition: Definisi dan Fungsinya
by Lakuuu 15 December 2021
Sobat Lakuuu, saat hendak melakukan pembelian ke supplier, tentunya suatu perusahaan akan membuat Purchase Requisition yang kemudian Purchase Order akan diterbitkan. Lantas, apa definisi dari Purchase Requisition dan fungsinya? Berikut informasi selengkapnya!
Ketahui Perbedaan antara Purchase Requisition dengan Purchase Order
Purchase Requisition merupakan suatu dokumen berbentuk formulir yang biasanya digunakan oleh internal departemen perusahaan yang berfungsi untuk memberikan informasi kepada leader atau manajer yang bertugas tentang barang-barang atau jasa yang mereka butuhkan.
Jika dilihat secara definisi, maka Purchase Requisition adalah suatu formulir yang digunakan oleh pegawai perusahaan untuk meminta atau mengajukan pembelian barang dan jasa.
Nantinya, saat PR selesai dibuat, formulir permintaan pembelian tersebut hanya tinggal menunggu tanda tangan dari manajer sebagai bentuk approval dan acknowledge. Selanjutnya, barang-barang yang sudah ada di dalam formulir bisa langsung diproses.
Di lain sisi Purchase Order merupakan formulir yang dibuat oleh divisi purchasing setelah menerima formulir permintaan PR dari divisi yang bersangkutan.
Setelah PR disetujui, nantinya purchasing akan menghubungi vendor atau supplier untuk memastikan ketersediaan stok barang yang diminta, dan bahkan mengadakan negosiasi harga sebelum akhirnya dikirim ke perusahaan.
Tapi, jika barang yang diminta tidak tersedia di vendor, maka purchasing akan mengadakan tender untuk mencari barang yang dimaksud atau jasa yang diminta.
Kenapa Purchase Requisition Penting?
Kenapa Purchase Requisition penting untuk dibuat? Kenapa pegawai tidak langsung saja meminta kepada divisi purchasing untuk di-orderkan produk, barang atau jasa yang mereka butuhkan?
Singkatnya, Purchase Requisition adalah salah satu dari SOP perusahaan demi memperlancar proses operasional serta transaksi agar terhindar dari adanya kecurangan atau hal lain yang merugikan perusahaan.
Di samping sebagai pendataan, Purchase Requisition formulir juga memiliki peran besar untuk membantu divisi finance agar mencatat seluruh pengeluaran yang ada di masing-masing divisi. Mengingat, setiap divisi memiliki budget tersendiri dalam melakukan pembelian.
Finance team juga yang akan mengendalikan budget pembelian, dan mencatat barang yang sudah di-order yang nantinya akan dipantai sebagai aset perusahaan.
Tentu saja, pencatatan di atas memerlukan bukti fisik, sehingga tidak terindikasi adanya kecurangan. Bukti fisik tersebut adalah Purchase Requisition dan Purchase Order, di mana kedua nya sudah dibubuhkan tanda tangan manajer sebagai witness dan approval.
Formulir itu nantinya akan disimpan dan dijadikan bahan pertimbangan adanya penyesuaian budget divisi lagi di kemudian hari.
