Tips Cara Email yang Benar dan Sopan agar Tidak Bingung
by Lakuuu 24 December 2021
Kesadaran akan cara email yang benar masih terbilang sedikit bahkan tidak tahu betapa pentingnya menuliskan email dengan benar dan sopan. Padahal, etika mengirim e-mail menjadi pengaruh pada penilaian dari karakter diri Sobat Lakuuu loh.
Email merupakan singkatan dari elektronik mail yang saat ini sudah banyak sekali digunakan untuk mendukung kinerja suatu pekerjaan. Dengan adanya email, pengiriman data-data dianggap lebih mudah dikerjakan.
Ada banyak kegunaan email, seperti mengirim lamaran kepada sebuah perusahaan, mengirim data antar orang dalam sebuah perusahaan, dan lain sebagainya. Tidak hanya berupa teks, Sobat Lakuuu bisa mengirimkan video, audio, bahkan animasi dengan email.
Perkembangan teknologi ini membuat penggunaan email kian meningkat bahkan untuk mengirimkan tugas sekolah dan kuliah. Sama seperti berbicara langsung, Sobat Lakuuu juga harus mengetahui cara email yang benar dan sopan ya.
Etika Cara Email yang Benar untuk Berbagai Tujuan
Dalam menuliskan sebuah email, biasanya dibutuhkan beberapa hal agar penerima bisa membaca secara jelas serta mengerti tujuan dari pengirim. Jika saja penerima tidak bisa membacanya, maka akan terjadi salah paham alias miskom.
Tujuan dari menuliskan email cukup beragam, akan tetapi semua tujuan tersebut tetap harus dilakukan dengan benar dan sopan. Di bawah ini adalah cara email yang benar dalam semua jenis penulisan email.
1. Membuat Subjek Email dengan Spesifik
Untuk banyak tujuan menuliskan surat, biasanya bagian subjek email menjadi penentu pesan Sobat Lakuuu akan dibaca atau tidak. Seringkali email yang masuk dihiraukan karena merasa tidak penting.
Sobat Lakuuu bisa menuliskan bagian subjek seperti “Permohonan Perihal Surat Lamaran” atau “Surat Lamaran Kerja Bagian Teknologi Informatika”. Email yang Sobat Lakuuu kirim akan mudah terbaca bahkan bisa dengan cepat mendapatkan respon.
2. Lebih Baik Menggunakan Alamat E-mail yang Profesional
Dalam dunia profesional, Sobat Lakuuu harus benar-benar menghindari penggunaan bahasa-bahasa alay dalam penulisan surat. Tidak hanya itu, Sobat Lakuuu juga harus menggunakan alamat e-mail profesional agar lebih sopan.
Hindari menggunakan alamat email seperti ‘pinkygirl989@xxx.com atau padanan huruf yang tidak benar seperti ‘s17i@min4h@xxx.com’. Jika Sobat Lakuuu hanya memiliki email itu, maka lebih baik membuatnya ulang seperti ‘sitiaminah@gmail.com’.
3. Jangan Lupa Menulis Salam Pembuka di Setiap E-mail
Cara email yang benar selanjutnya yaitu menulis salam pembuka pada setiap email. Namun dalam menuliskan salam pembuka, Sobat Lakuuu juga tidak boleh memilih kata yang sembarangan.
Misalnya menggunakan sapaan ‘Hey, Bro/Sis’ yang dianggap tidak menjadi masalah, karena email dikirim untuk teman dekat. Akan lebih baik menggunakan kata ‘Yang Terhormat (masukkan nama/tujuan email).
Untuk pengiriman email yang lebih kasual atau sehari-hari bisa dengan menuliskan ‘Halo (masukkan tujuan/nama)’. Selain itu, yang perlu diingat adalah Sobat Lakuuu jangan pernah menyingkat nama dalam email kecuali sudah diberikan izin sebelumnya.
4. Sering Disepelekan, Perhatikan Setiap Tanda Baca
Saat berbicara langsung, terdapat perbedaan intonasi pengucapan agar penyampaian tepat pada pendengar. Begitu juga dengan menuliskan sebuah email agar tidak terjadi salah paham.
Pentingnya sebuah tanda baca akan menentukan bahwa pesan yang Sobat Lakuuu kirimkan dimaknai dengan benar oleh penerima atau tidak. Meski isi pesan tersebut penting, Sobat Lakuuu tidak seharusnya meletakkan tanda seru (!) di akhir kalimat.
5. Gunakan Bahasa yang Umum dan Sesuai Kaidah Bahasa
Menggunakan kaidah bahasa dengan benar adalah cara email yang benar tidak kalah penting. Indonesia memiliki beragam budaya dan bahasa, namun untuk menulis sebuah pesan lebih baik gunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
Sehingga kata-kata yang Sobat Lakuuu pakai lebih umum dan dapat diterima oleh siapapun serta tidak kesulitan mengartikan pesan tersebut. Sama seperti penggunaan tanda baca, pentingnya menggunakan bahasa yang tepat akan mengurangi kemungkinan salah paham.
6. Menjelaskan Tujuan dengan Baik
Ini bagian paling penting dalam mengirimkan sebuah email atau pesan elektronik yaitu menjelaskan tujuan dari pengiriman email. Sobat Lakuuu tidak bisa menganggap bahwa penerima sudah paham dengan maksud dan apa yang sedang dibicarakan.
Sobat Lakuuu bisa menuliskan tujuan tersebut dalam bagian badan surat dengan jelas dan sangat terperinci. Misalnya Sobat Lakuuu mengirimkan sebuah email lamaran kerja, maka perlu dituliskan informasi mengenai nama, latar belakang pendidikan, nomor telepon, dan data-data lainnya sesuai kebutuhan lamaran.
Sebaiknya hindari kata-kata singkatan atau jargon yang aneh-aneh dalam sebuah penulisan email. Menyampaikan tujuan dengan baik dan benar akan membantu penerima lebih memahami maksud email dan respon akan lebih cepat Sobat Lakuuu terima.
Karena penggunaan email yang semakin populer dan meningkat dalam berbagai latar pekerjaan, maka tidak sedikit orang melupakan kaidah penulisan email yang benar. Padahal cepat atau tidaknya penerima merespon pesan elektronik dari Sobat Lakuuu kirimkan akan menjadi pengaruh dari cara email yang benar dan sopan dalam berbagai tujuan.
